Bâtir un centre d’affaires ou réduire les charges liées ses bureaux en ouvrant un centre d’affaires ? Voilà une stratégie pour laquelle de plus en plus de propriétaires de bureaux optent en France. Une façon, pour eux, de réduire les taux de vacances et de s’offrir de prometteuses perspectives commerciales.
Reste, pour cela, à bien organiser sa gestion. Les centres d’affaires louent des espaces de travail, mais aussi l’équipement nécessaire au fonctionnement des entreprises locataires. Ils doivent en outre faire preuve d’une réelle flexibilité et offrir une variété de salles à des clients aux statuts différents. Cette diversité implique, pour assurer des revenus satisfaisants, d'adopter une organisation parfaite. Celle-ci peut s’inscrire dans trois axes de travail, facilement applicables avec le logiciel de gestion des centres d’affaires adéquat.
Souplesse et modularité : les maîtres-mots des centres d’affaires
Les centres d’affaires intéressent les entreprises locataires pour leur adaptabilité. Ceux-ci doivent en effet proposer des formats de baux flexibles, moins contraignants que ceux qu’implique la loi sur le bail commercial. Ils sont donc capables d’offrir des durées et des surfaces de location variables.
Cette première mission exige de gérer efficacement les salles et leur disponibilité. Il faut notamment pouvoir garantir un suivi rigoureux des réservations en cours et à venir. Objectif : assurer le fonctionnement du plateau de bureaux et la satisfaction de ses locataires. Un logiciel de gestion de salles s’inscrit particulièrement bien dans cette dynamique.
Grâce à ce type de solution, le centre d’affaires réserve les espaces en quelques clics. Cette réservation s’effectue à partir de critères de recherche entièrement paramétrables. Le gestionnaire accède par exemple à la taille de la salle, au nombre de places assises ou au matériel disponible pour chacun des espaces. Il peut également réserver depuis un plan des bureaux ou depuis un planning. Ce type d’application permet en outre de suivre en temps réel, sur ordinateur ou sur smartphone, les taux d’occupation des espaces. Une façon d’éviter les doublons de réservation et de s’épargner une gestion chronophage via Excel.
Un logiciel de gestion pour répondre aux attentes des entreprises locataires
Une entreprise choisit de s’installer dans un plateau de bureaux pour s’exempter des coûts annexes que sont l’accueil physique et téléphonique. Un logiciel de gestion des centres d’affaires permet de répondre efficacement à ce besoin. Les gestionnaires prouvent ainsi leur fiabilité à des locataires de plus en plus exigeants.
Optimiser les flux de personnes et les prestations délocalisées
Une solution de gestion des centres d'affaires telle qu’Easy Request propose d’associer la réservation de salles à l’installation d’écrans d’accueil. Ceux-ci se paramètrent pour faciliter la réception physique et la circulation des personnes invitées dans le bâtiment. Les écrans d’accueil évitent ainsi que clients et prestataires ne se perdent dans le labyrinthe des espaces disponibles. Les entreprises peuvent également en profiter pour paramétrer les écrans selon leur charte graphique.
Une solution de gestion permet aussi d’assurer certaines prestations. Les entreprises apprécient notamment de délocaliser l'accueil téléphonique, la conciergerie ou la comptabilité. Ces prestations peuvent dès lors se réserver en même temps que les salles. Les gestionnaires ont ainsi la possibilité de suivre leur niveau d’avancement en temps réel : “en attente”, “en cours”, “réalisé”.
Une solution de gestion pour simplifier la circulation des équipements
Les sociétés qui optent pour la location de bureaux dans un centre d’affaires attendent qu’ils répondent à leurs besoins en équipement. Qu’il s’agisse de bureautique ou d’informatique, un logiciel de gestion de plateaux de bureaux a l’avantage de faciliter la réservation du matériel. Les gestionnaires peuvent s’en charger. Ils peuvent aussi décider de laisser faire les locataires, depuis leurs ordinateurs et smartphones.
La réservation d’articles s’effectue simplement autour des grands principes suivants :
- paramétrage des horaires et des quantités réservables ;
- visibilité en temps réel des items disponibles ;
- suivi automatisé des stocks.
Maximiser ses revenus avec une solution de gestion qui automatise la comptabilité
La gestion automatisée des réservations de salles, de matériel et de prestations permet aux plateaux de bureaux de gagner un temps précieux. C’est d’autant plus vrai que les solutions de gestion comme EasyRequest automatisent également les tâches administratives.
Une solution de gestion des plateaux de bureaux s’adapte en effet à la diversité des besoins administratifs. Elle prend en charge les différents statuts des entreprises clientes et leurs taux de TVA. Ce type de logiciel métier s’adapte aussi aux différents tarifs des salles et à leurs périodes de location. Le logiciel automatise la gestion des devis et factures et simplifie par conséquent le suivi comptable.
Toutes ces fonctionnalités permettent en outre de générer des rapports d’activité par période, par salle et par locataire. Ces tableaux de bord, exportables sur Excel, aident le centre d’affaires à maîtriser ses coûts et donc à optimiser ses revenus. Ce type de technologie participe à prouver la fiabilité des gestionnaires et à les différencier de la concurrence. !
A lire également:
