« Les mauvais ouvriers ont toujours de mauvais outils », dit l’adage. Oui ! Encore faut-il connaître le contenu de sa boîte à outils et l’état de son matériel.
La bonne gestion de l’outillage est la clé de la productivité et de la compétitivité d’une entreprise : gain de temps, optimisation des coûts, respect des délais, maîtrise des risques, qualité et conformité de la production ou des interventions, ces aspects sont en jeu.
Détaillons ensemble six pratiques garantissant les résultats d’une bonne gestion de l’outillage.
1- Évaluer les besoins
Il est tout d’abord nécessaire d’évaluer les différents besoins de l’entreprise. Ils peuvent concerner les clients, le personnel, les fournisseurs, tous les acteurs gravitant autour de l’activité de l’entreprise.
L’essentiel est de rendre compte des outils répondant à ces besoins tout en optimisant la gestion. Des solutions SaaS comme celle d’EasyRequest, permettent par exemple, une gestion optimale de son outillage et du matériel en temps réel.
2 - Identifier son parc d’outillage
Une fois les besoins évalués et l’outillage acquis, le nommage et le fichage s’imposent afin de suivre à la lettre chaque matériel dans son parcours d’utilisation et son cycle de vie :
- désignation ;
- numéro de série ;
- date d’achat ;
- cycles de maintenance ;
- catégorie et sous-catégorie ;
- emplacement d’entreposage.
Après quoi, une identification numérique fera gagner un temps précieux pour la gestion des disponibilités, la réservation et la maintenance du matériel.
En complément de l’identification, d’autres informations sont utiles à renseigner pour chaque matériel :
- habilitations des utilisateurs ;
- prévention des risques et port d’EPI ;
- procédures particulières (permis de feu, consignations, etc.).
3 - Effectuer un suivi détaillé des utilisations et du cycle de vie de l’outillage
À chaque instant, chaque matériel est qualifié par un statut :
- en opération ;
- en stock ;
- en maintenance ;
- en affectation.
L’historique de ces statuts, c’est à la fois le carnet de santé et l’état de services de l’outillage. Le gestionnaire doit savoir sur quels matériels il peut compter pour répondre aux besoins. Il doit aussi pouvoir justifier ses demandes d’investissements pour ne jamais être à court d’un outillage de production ou d’intervention.
4 - Assurer un programme de maintenance et d’entretien
Un matériel qui ne tombe pas en panne, est un matériel entretenu. Un matériel entretenu est un matériel contrôlé, vérifié, selon les recommandations du fabricant et les observations des utilisateurs. Un matériel en maintenance c’est un matériel qui doit être remplacé.
5 - Fournir aux utilisateurs les documentations et modes d’emploi
Mettre à disposition les documents d’utilisation ne constitue pas un simple service, mais plutôt un devoir. Il en va de l’efficacité de la production ou de l’intervention. Il en va aussi de la durée de vie et de la disponibilité du matériel qui, mal utilisé, tombe facilement en panne.
6 – Mettre à jour l’inventaire de l’outillage en temps réel
Si le comptable exige une fois par an, voire moins, de faire l’inventaire du matériel, c’est nécessaire pour évaluer les actifs de l’entreprise. Pour le gestionnaire de l’outillage, cette exigence est quotidienne. Il doit savoir quoi, où et quand, tout le temps.
En conclusion
Vous l’avez bien compris : ces bonnes pratiques de gestion de l’outillage sont indispensables à la gestion d’une entreprise. Mais ne sont-elles pas un peu compliquées et difficiles à mettre en pratique ? Au contraire, elles sont très faciles à appliquer grâce au logiciel de gestion de parc de matériel Easyquest.
En offre SaaS ou hébergé chez le client, ce logiciel permet :
- la gestion du parc d’outillage ;
- le suivi du planning de réservations ;
- l’enregistrement des entrées et sorties par scan de codes-barres ;
- l’administration des droits sur le matériel utilisé.
L’application peut également être couplée avec les logiciels EasyRequest Réservation de salles et bureaux et EasyRequest Réservation de véhicules pour une gestion complète de tous les besoins.
Voir également:
- Gestion de parc informatique : l’essentiel à savoir
- Comment optimiser la gestion de votre parc matériel grâce aux données ?
- Comment créer un planning de réservation du matériel ?
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