Pour aller à la rencontre des clients, effectuer des livraisons ou tout simplement être présentes sur le terrain, de nombreuses entreprises ont besoin de se constituer leur propre flotte automobile. Mais entre la maintenance, la résolution des imprévus, le suivi des plannings ou le respect des normes environnementales, gérer une flotte de véhicules en entreprise n’est pas toujours une sinécure.
Pour y voir plus clair et organiser une gestion efficace de sa flotte automobile en entreprise, EasyRequest vous livre tous les secrets du pilotage d’un parc de véhicules professionnels.
Qu’est ce que la gestion d’une flotte automobile ?
Voitures de fonction, utilitaires et véhicules de service, le parc automobile d’une entreprise se compose souvent de plusieurs solutions de mobilités répondant aux spécificités de son secteur d’activité et aux besoins des salariés. Mais si posséder un parc automobile est essentiel pour certains secteurs, sa gestion demande de forts investissements, tant en termes de moyens financiers que de moyens humains.
Côté financier, c’est le Total Count of Ownership (TCO) qui doit être bien évalué afin de contrôler les dépenses et éviter une exploitation à perte. Ce TCO correspond à l’ensemble des coûts directs et indirects de l’exploitation de la flotte automobile d’une entreprise. Il regroupe les frais de gestion, d’achats ou de locations, de maintenance, de circulation, d’assurance et de fiscalité.
Côté humain, la surveillance du parc automobile est généralement confiée à un gestionnaire de parc qui sera chargé des tâches administratives, logistiques et techniques qui incombent à sa fonction de gestionnaire. Des logiciels de gestion de flotte automobile, comme la solution Easyrequest pour la gestion des parcs de véhicules, existent pour accompagner ce pilotage et gagner à la fois en temps et en performance
Comment gérer une flotte de véhicules en entreprise ?
Choix des véhicules, organisation des réservations, contrôle des budgets carburant, entretien et résolution des imprévus, la gestion d’une flotte de véhicules d’entreprise ou fleet management répond à des obligations d’efficacité, de régulations et de sécurité.
Gestion de coûts de fonctionnement
Contrôler les coûts liés aux véhicules, que ce soit l’achat ou la location, est un des aspects les plus importants de la gestion d’une flotte automobile en entreprise. Ce contrôle passe par la supervision des besoins en carburant, les prix liés à l’entretien, aux péages et aux assurances. Des outils de gestion de flotte peuvent aider à analyser et réduire ces coûts pour garantir un TCO juste et parfaitement optimisé.
Monitoring des plannings et des disponibilités
Si dans certains cas les véhicules de fonction sont attitrés à un seul collaborateur, beaucoup d’entreprises font le choix de l’autopartage pour leur parc auto. Ce mode de gestion implique une organisation rigoureuse et une supervision parfaite des plannings de réservation de véhicules. Un pilotage qui peut se faire via une plateforme de réservation auto dédiée aux entreprises garantissant la disponibilité de chaque véhicule en temps réel.
Tracking de la flotte et gestion des itinéraires
Afin de s’assurer de l’emplacement de chaque véhicule de la flotte à tout moment, il est possible d’utiliser des systèmes GPS ou d'autres technologies de suivi permettant de géolocaliser les véhicules en temps réel. Ces solutions de tracking sont utiles pour aider à optimiser les itinéraires, réduire les coûts de carburant, et améliorer la sécurité des conducteurs.
Maintenance et gestion des imprévus
Il est essentiel de suivre régulièrement l'état des véhicules pour assurer leur bon fonctionnement grâce à une maintenance régulière, la réalisation des contrôles techniques en temps et en heure, et le remplacement des pièces usagées. L'utilisation d'un logiciel de gestion de flotte peut ici aussi aider à faire le suivi de cet entretien et à planifier les révisions des véhicules.
Cependant, et malgré un surveillance régulière de l’état du parc auto de l’entreprise, des imprévus peuvent survenir et demandent des réponses adaptées.
Gestion des pannes
Face à une panne, la clé est d’assurer une intervention rapide grâce à la mise en place en amont de partenariats avec des services de réparation et de dépannage de la région. Les conducteurs de l’entreprise devront également avoir été formés aux procédures de base en cas de panne, comme l'utilisation des équipements de sécurité nécessaires et le respect des consignes à suivre établies par l’entreprise.
Gestion des contraventions
Excès de vitesse ou amende de stationnement, pour éviter de passer trop de temps à gérer ce genre de désagréments, l’entreprise devra à la fois éduquer les conducteurs sur les règles de circulation et les conséquences des infractions, mais aussi mettre en place un système pour surveiller et traiter rapidement les contraventions reçues, évitant ainsi les majorations.
Gestion des accidents
S’il n’est pas possible d’éviter tous les accidents de la route, il est en revanche possible de former les conducteurs à des pratiques de conduite sécuritaires et, en cas d’incident, aux procédures à suivre. Afin de gérer au mieux ces cas d’urgence, l’entreprise devra communiquer une politique claire concernant la documentation et les rapports d’accidents et s’assurer que tous les véhicules et conducteurs sont couverts par une assurance adéquate.
Réglementations et financements
La gestion de flotte automobile nécessite une compréhension approfondie des réglementations en vigueur, notamment en matière de sécurité, d'émissions, et de législation du travail. Il faut aussi connaître les différentes options de financement, telles que l'achat, le leasing, et le crédit-bail, pour optimiser les coûts et la flexibilité financière. Les gestionnaires doivent également être au courant des éventuelles subventions ou incitations fiscales, en particulier pour l'acquisition de véhicules plus écologiques.
Qui pour gérer ma flotte automobile au sein de l'entreprise ?
La gestion de la flotte automobile d'une entreprise est souvent confiée à un gestionnaire de parc automobile. Ce professionnel de la logistique joue un rôle particulièrement stratégique car il est chargé d’optimiser l'utilisation des véhicules et d’en réduire les coûts opérationnels. Il est également responsable de la maintenance, de l'acquisition de nouveaux modèles et de la gestion administrative de la flotte, tout en veillant à la sécurité et à la formation des conducteurs, ainsi qu’ à la conformité réglementaire. Son rôle est donc essentiel pour que le parc auto de l’entreprise contribue positivement à ses objectifs.
En résumé, la clé d'une gestion efficace de flotte automobile en entreprise réside surtout dans l'équilibre entre la réduction des coûts, le contrôle des disponibilités, le maintien de la sécurité, la maintenance et le respect des réglementations.
En atteignant cet équilibre, grâce à un gestionnaire de flotte compétent et des outils de gestion performants, l'entreprise peut non seulement optimiser ses opérations mais aussi améliorer sa rentabilité et son engagement en termes de responsabilité et de durabilité.
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